چگونه ایده های خود را به طور موثر ارائه دهیم؟!

همه ما مزه‌ی تلاش برای ارائه ایده های پیچیده به روشی ساده، مختصر و حرفه ای را چشیده‌ایم و سختی آن را با تمام وجود احساس کرده‌ایم. تصور کنید در یک اتاق کنفرانس شلوغ در حال ارائه کنفرانسی هستید که می تواند جایگاه شغلی شما را بسازد یا خراب کند.

شما روزهای زیادی را با دقت برای طراحی متن ارائه خود صرف کرده اید و حتی تا آخرین کلمه ای را که می خواهید در ارائه بگویید حفظ کرده اید. اما یک مشکل وجود دارد! هیچ کس به ارائه شما گوش نمی دهد چراکه همه مشغول خواندن متن اسلایدهای شما هستند تا اینکه به آنچه که می گویید گوش دهند. زمان می گذرد و یک آن متوجه شوید که فقط 10 دقیقه از وقتتان باقی مانده است، اما هنوز در نیمه راه صحبت خود هستید. اینجاست که قلب شما شروع به لرزیدن می کند. در نهایت مجبور می‌شوید از قسمتهای بیشتری از مطالب خود رد شوید و با عجله جلو بروید، که این امر باعث اختلال در کل جلسه می شود و همکاران و رئیس شما را بیش‌تر گیج خواهد کرد.

یا سناریوی دیگری را در نظر بگیرید که شما موفق به برقراری جلسه ای با یک سرمایه گذار بزرگ می‌شوید. یک بحث یک ساعته را آغاز می‌کنید و همه تلاش خود را می‌کنید تا آن ها را تحت تاثیر قرار دهید. همه چیز در مورد سابقه خود و اینکه چرا آنها باید روی شما سرمایه گذاری کنند را توضیح می‌دهید؛ اما سرمایه گذار حرف شما را قطع کرده و ناگهان می‌گوید، “می‌شود زودتر بروید سر اصل مطلب؟ من همه چیز را در این باره می دانم “. اینجاست که متوجه می‌شوید در درک و تشخیص آنچه او واقعاً برای آن آنجا بوده است ناکام مانده اید.

در هر دوی این شرایط  رسیدن به احساس ناکامی، ناراحتی، احمق بودن و حتی خجالت کشیدن از اینکه به طور بالقوه یک فرصت بزرگ را به وجود آورده اید کاملا قابل درک است. به همین دلیل برقراری یک ارتباط موثر و معرفی خود به روشی حرفه ای باید از اولویت های اصلی شما باشد.

حقیقت این است که، مهم نیست شما چه کسی باشید، ارتباط قدرتمند مهم است. اگر ایده های عالی دارید، باید یاد بگیرید که چگونه آنها را بیان کنید و به اشتراک بگذارید تا جلو بیفتید. این موضوع مربوط به این است که آیا شما کالایی یا خدماتی را می‌فروشید یا سعی می‌کنید رئیس و همکاران خود را به فکر ایده جدید سوق دهید. ارتباطات یک مهارت ضروری است که می‌تواند درآمد بیشتری در قالب فروش یا ارتقا در محل کار را ایجاد کند. همچنین یکی از بهترین راه ها برای گسترش نفوذ و تأثیر بیشتر در محل کار است.

اما شاید مهمتر از همه این باشد که کسب مهارت در این موضوع باعث افزایش عزت نفس شما می‌شود. یادگیری تسلط بر مهارتهایی که در این مقاله درباره آنها صحبت می‌شود، می‌تواند به شما اعتماد به نفس بیشتری نسبت به توانایی‌هایتان بدهد و به شما کمک کند تا واقعاً بیشتر به خود باور داشته باشید. غلبه بر ترس و ابراز عقیده، به خودی خود به فرد قدرت می بخشد.

در پایان این مقاله، شما می‌دانید که چگونه می توانید از قدرت روانشناسی برای بهبود ارتباطات خود استفاده کنید و با اطمینان بیشتر ایده های خود را به تصمیم گیرندگان تأثیرگذار مانند رئیس، مشتریان و سرمایه گذاران یا تیم های اجرایی خود ارائه دهید. همچنین استراتژیهای عملی را می‌آموزید که، به شما کمک می‌کند مخاطبان خود را درگیر کنید، به آن‌ها انگیزه دهید و آنها را وادار کنید که سریعتر و با نتایج بهتر اقدام کنند.

ابتدا، در مورد شش مرحله ای که باید طی کنید تا اطمینان حاصل کنید که با شنوندگان خود ارتباط برقرار کرده اید، صحبت می‌کنیم :

1- مخاطبان خود را در اولویت قرار دهید

برای برقراری ارتباط با مخاطبان خود، باید بدانید که چرا موضوع شما برای آنها مهم است؟ شما نمی‌خواهید اطلاعاتی که به اشتراک می گذارید فقط در مورد دلیل عالی بودن شما باشد یا فقط به آنچه از آنها نیاز دارید متمرکز شوید. اگر می‌خواهید در مخاطب نفوذ کنید باید آنچه را که برای او مهم است بیان کنید. درک این موضوع که انگیزه شنوندگان، اهداف آن‌ها و مشکلات و خواسته های آن‌ها چیست، بسیار حیاتی است.

شما می توانید این مطالب را با تحقیق قبلی در مورد مخاطبان خود به دست بیاورید. مخصوصا سطح دانش آنها در مورد موضوع خود را بدانید، با دانستن سطح دانش مخاطبان می‌توانید اطلاعات خود را با استفاده از لحن مناسب ارائه دهید تا آنها را علاقه مند و درگیر نگه دارید. هیچ چیز توهین آمیزتر از به اشتراک گذاشتن اطلاعات اولیه، برای مخاطبان با دانش بسیار زیاد، یا از طرف دیگر صحبت کردن در سطح بسیار بالا برای مخاطبان مبتدی نیست. درک مخاطبان و انتظارات آنها می‌تواند تفاوت بین یک ارائه کامل و یک نمایش را ایجاد کند.

مراقب باشید تا از تبدیل شدن به متکلم وحده خودداری کنید. با انجام تمام صحبت ها و گفتن تمام مطالب مهم ارائه را تمام نکنید. در نحوه ارائه خود فرصت هایی برای تعامل ایجاد کنید. برخی از روش های ساده برای انجام این کار، شروع با یک نظرسنجی یا پرسیدن یک سوال و درخواست بالا بردن دست برای جواب است. در طول صحبت خود از بازخورد و مکث متناوب استفاده کنید تا به دیگران فرصت صحبت دهید.

وقتی نوبت به اشتراک گذاری ایده های مهم می رسد، بسیاری از ما نگران این هستیم که آیا به اندازه کافی هوشمند به نظر می‌رسیم؟ و می‌خواهیم درمورد قضاوت دیگران ازخودمان آگاه شویم. در واقع، مردم واقعاً می‌خواهند فرصتی برای تعامل و ارتباط با شما داشته باشند. آنها می خواهند با یک انسان عادی و یک فرد اصیل گفتگو کنند. درباره قضاوت دیگران فکر نکنید و سعی کنید خودتان باشید. با نشان دادن خودتان اجازه دهید که آنها بیشتر احساس مکالمه داشته باشند و بیشتر و بیشتر با موضوع شما درگیر شوند. این احساس را دوباره بسازید و از حضور در ظاهر واقعی خود نترسید.

2- ارائه‌تان را مختصر کنید

هیچ چیز بدتر از ارائه ای که تمام نشدنی به نظر می‌رسد یا ارائه‌کننده‌ای که بی‌توجه به مخاطب فقط به حرف زدنش ادامه می‌دهد، نیست. هر فرد، هر هفته صدها ایمیل، تماس‌تلفنی و پیام دریافت می‌کند. مطمئنا شما نمی‌خواهید اطلاعاتتان مانند اکثر این پیام‌ها مطلب اضافی و بار ذهنی تلقی شود، یا این که به دلیل پردازش زیادی که می‌طلبد، به سادگی کنار گذاشته شود. این که شما وقت ارزشمند مخاطبان را تلف کنید یا آنها را مجبور کنید که برای دریاف مطلب شما پردازش ذهنی زیادی انجام بدهند، آنان را بی تاب و آزرده می‌کند. قطعا شما نمی خواهید مسبب این آزردگی شوید!

به همین دلیل تسلط بر هنر اختصار در برقراری ارتباط یکی از مهمترین مهارتهای پذیرش در قرن 21 است. ساده و مختصر بودن همیشه بهتر از پیچیده و گیج کننده بودن است.
استفاده از رویکرد “کمتر بیشتر است” هنگام ارائه ممکن است در ابتدا شما را نگران کند که مبادا اینطور به نظر برسد که شما نمی دانید چه کاری انجام می دهید، یا حرف کافی برای گفتن ندارید. اما در واقع، خلاصه بودن اطلاعات شما، نشان دهنده تسلط شما بر مطلب است. همچنین خلاصه بودن مطلب موجب عدم وابستگی توضیح شما به اسلایدها می‌شود. موضوعی که به شما و مخاطبتان نشان می‌دهد که شما در کارتان متخصص هستید. این موضوع علاوه بر این ها نشان می‌دهد که شما به مخاطب، میزان توجه و زمان او احترام می‌گذارید.

هنگامی که در حال تهیه اسلایدها هستید، خلاصه کردن دقیق مطالب بسیار مهم است. افراد خبره به خوبی می‌دانند که چگونه سریع به موضوع برسند. آنها می‌دانند چه چیزی را نباید به مخاطب خود بگویند، درست به همان خوبی که می‌دانند چه چیزی را به او بگویند.

3- به یاد ماندنی باشید

برای اطمینان از اینکه اطلاعاتتان خوب در ذهن‌ها می‌ماند، باید بر روی دو جنبه روانشناسی انسان تمرکز کنید. اولی “اثر اطلاعات اولیه و پایانی” است. تحقیقات نشان می‌دهد که ما اطلاعات ابتدا و پایان ارائه را تقریباً 2 برابر بیشتر از اطلاعات موجود در میانه ارائه به خاطر می آوریم. هنگام آماده سازی متن ارائه، مراقب باشید مهمترین جزئیات خود را در ابتدا قرار دهید و سپس در پایان آنها را تقویت کنید. اگر ارائه شما طولانی است، آن را به بخش‌های کوچکتر تقسیم کنید و هر قسمت برای حداکثر اثربخشی شروع و پایان خود را داشته باشد.

شما همچنین باید روی تکرار تمرکز کنید، تحقیقات نشان داده است که تکرار اطلاعات به ما کمک می‌کند تا آنها را در حافظه طولانی مدت خود حفظ کنیم. این را در نظر بگیرید: در عرض 20 دقیقه 40٪ از آموخته ها را فراموش می کنیم. بعد از 40 دقیقه دیگر، نیمی از آن را فراموش می کنیم و یک روز بعد، بیش از 70 درصد مطالب را از دست داده ایم. دقیقاً به همین دلیل است که تکرار، به عنوان یک تکنیک کلاسیک در تبلیغات، فروش و انواع ارتباطات تأثیرگذار است. اگر پیام مهمی وجود دارد که شما واقعاً می‌خواهید مخاطبان شما آن را بخاطر بسپارند و از آن استفاده کنند، گفتن یک بار پیام کافی نیست. تکرار عبارات کلیدی دارای بار احساسی می‌تواند بسیار موثر باشد.

به زبان ساده، تکرار باعث می‌شود پیام شما در ذهن ماندگار شود، همچنین بر نکات اصلی شما تأکید و قوی ترین یادگیری را ایجاد می‌کند. این کار را می‌توانید با انتخاب یک نقل قول، تصویر یا بیانیه قدرتمند و تکرار 3 تا 5 بار در طول صحبت خود انجام دهید. این جمله که “آنچه می‌خواهید به آنها بگویید، به آنها بگویید، سپس به آنها بگویید آنچه را به آنها گفتید” مثال خوبی برای استفاده از تکرار است، تکرا را بدون اینکه آزار دهنده باشد استفاده کنید، به گونه ای که به تقویت ایده های اصلی شما کمک کند.

4- برای ایجاد وضوح دیداری از شلوغی و آشفتگی خودداری کنید.

ما چند راه برای برقراری ارتباط با شنوندگان از طریق سخنان شما مطرح کردیم، اکنون بیایید کمی در مورد ارائه بصری اطلاعات صحبت کنیم. از آنجایی که در %99 از مواقع، مطالب خود را به صورت اسلاید به اشتراک می‌گذارید، مهم است به یاد داشته باشید که اسلایدهای شما برای کمک به ارائه شما درست شده اند، پس سعی نکنید با نگاه مداوم به آن‌ها به جای ارائه تمام مطالب را برای مخاطب بخوانید. نکته مهم دیگر این است که اسلایدهای خود را با هر آنچه که باید بگویید پر نکنید، این کار برای مخاطب این سوال را ایجاد می‌کند که پس شما به عنوان ارائه دهنده چه کار اضافه ای را انجام می‌دهید.

اشتباهی که بسیاری از افراد مرتکب می‌شوند این است که از اسلایدها به عنوان عصا استفاده می کنند و کلمات کلیدی آنها را می‌خوانند. انجام این کار :

-اعتبار شما را پایین می‌آورد

مخاطبان شما ممکن است فکر کنند که شما محتوای خود را به اندازه کافی نمی‌دانید و یا اینکه در تهیه آن کوتاهی کرده اید که این فکر می‌تواند تأثیر بدی بگذارد.

-موجب حواس پرتی می‌شود

مخاطبان به جای گوش دادن به شما، سعی می کنند مطالب موجود در اسلایدها را بخوانند، علاوه بر آن دیواری از متن افراد را خسته می‌کند و باعث آزردگی چشمان آنها می‌شود.

-نوعی خودمحوری است

وقتی به جای مخاطب به اسلایدهای خود توجه می‌کنید، این پیام را می‌دهید که جمله‌تان بیش از مخاطب اهمیت دارد. درواقع شما ارتباط چشمی و سایر نشانه های غیرکلامی را که نشان می‌دهد به همان اندازه که مخاطب به شما توجه می‌کند شما هم به او توجه می‌کنید را از بین می‌برید. اسلایدها برای مخاطبان است نه شما. اگر چیزی روی اسلاید است، به این دلیل است که لازم است نکته ای را که بیان می‌کنید یا کلمات خود را به صورت تصویری تقویت کنید.

از متن، کم استفاده کنید و فضای سفید زیادی بگذارید تا محتوای شما نفس بکشد. از نظر بصری زیباتر و بهتر و از نظر روحی برای دیگران خوشایندتر و قابل هضم‌تر است. نانسی دوارته، متخصص ارائه، می‌گوید: “فضای سفید باعث تمرکز بیشتر مخاطب روی مطالب می‌شود زیرا فضای سفید محتوای شما را قاب می‌کند”. همچنین فضای سفید برای مطالب و مخاطب مانند اکسیژن عمل می‌کند. اگر تمام اسلایدهای ما با چیزهای اضافی پر شده باشد، حس تنگنا و گیر افتادن را انتقال می‌دهند.

5- عکس‌های با کیفیت را انتخاب کنید

یک عکس هزار کلمه است و این مطلب ثابت شده است. عکاسی عالی نیز می‌تواند شما را از بقیه متمایز کند. تصاویر و عکس ها کارهای زیادی برای افزایش علاقه به اطلاعات کسل کننده انجام می‌دهند. مغز انسان در واقع تصاویر را سریعتر از کلمات پردازش می‌کند و عکس ها را به متن ترجیح می‌دهد. بیش از 65٪ افراد جامعه یادگیرنده بصری هستند. عکس‌های خوب از این جهت مهم هستند که به تخیل مخاطب کمک می‌کنند و داستان پردازی شما را با معنا و عمق بیشتری زنده می‌کنند. تصویر مناسب قدرت ترغیب و تهییج افراد را دارد، بنابراین از آن به نفع خود استفاده کنید.

فقط مطمئن شوید که در انتخاب عکس هوشمند هستید. اگر از عکس های با کیفیت پایین مانند تصاویر تار یا دارای پیکسل استفاده می‌کنید، ممکن است مخاطب اطلاعات شما را با کیفیت پایین نیز تصور کند. این به دلیل چیزی است که به عنوان اثر هاله ای شناخته می شود – ما تصور می کنیم که چیزهای جذاب خوب هستند در حالی که چیزهای غیرجذاب بد هستند – بنابراین اگرچه ممکن است فکر کنید گرفتن تصاویر از گوگل باعث صرفه جویی در وقت شما می‌شود، اما در دراز مدت می‌تواند برای اعتبار شما هزینه داشته باشد. به همین دلیل استفاده از عکس های با کیفیت بالا مهم و کلیدی است. امروزه بهانه ای برای نداشتن تصاویر شگفت انگیز برای تکمیل ارائه شما وجود ندارد. تعداد زیادی سایت عالی برای تصاویر وجود دارند که می‌توانید به صورت رایگان عکس‌هایی با کیفیت بالا از آن‌ها دریافت کنید، مانند پینترست (برای شناخت بیشتر این وبسایت کلیک کنید)

مطمئن شوید که تصاویر شما با احساسی که می خواهید منتقل کنید مطابقت دارد. به عنوان مثال، استفاده از تصویر یک آسمان باز ممکن است امکان آزادی یا طراوت را منتقل کند. برای انتقال خوشبختی یا شادی از رنگ های روشن استفاده کنید. مراقب باشید تا با عکس هایی که از آنها استفاده می‌کنید پیام اشتباهی ارسال نکنید.
یک اشتباه بزرگ که اغلب افراد مرتکب می‌شوند استفاده از تصاویر کارتونی در ارائه‌های تجاری است. این کار می تواند به اطلاعات شما زمینه کودکانه و نابالغی ببخشد، که در ذهن بسیاری از افراد شما را فردی آماتور نشان دهد. پس در زمانی که سعی در ارائه مطالب مهم و حرفه ای دارید، از تصاویر کارتونی استفاده نکنید.

6- ساختار داشته باشید

1- یک دستور کار شروع کنید

از نظر روانشناسی، ساختار تسکین دهنده است. ساختار اضطراب ما را کاهش می‌دهد؛ زیرا می دانیم چه چیزی پیش رو داریم و می‌توانیم برای آن آماده شویم. پس ارائه خود را با یک ساختار شروع کرده و به مخاطب نقشه راه ارائه دهید. با این کار مخاطب را در مورد اینکه ارائه شما آن ها را کجا می‌برد و در نهایت به کجا می رساند، آگاه کنید. نقشه راه برای مخاطبان جذاب است، آن‌ها از آنچه می خواهند یاد بگیرند و تحولی که تجربه می‌کنند هیجان زده می شوند. و شما را به عنوان راهنمای باتجربه‌ای که به آنها در رسیدن به آنجا کمک می کند، در نظر می‌گیرند.

2- ساختار گفتگوی خود را برای موفقیت تنظیم کنید

یک مکالمه خوب و مفید خود به خود اتفاق نمی افتد. شمایید که باید آن را رقم بزنید.

ساختار شما باید 4 عنصر اصلی داشته باشد:

– مقدمه

ابتدا با تشکر از وقتی که مخاطبان در اختیار شما قرار داده اند، چیزهایی را که می خواهید درباره آنها صحبت کنید و آنچه آن‌ها می‌توانند انتظار داشته باشند را معرفی کنید، به عنوان مثال: “از اینکه امروز وقتتان را در اختیار من قرار دادید متشکرم. من می‌خواهم آخرین طرح‌های محصول را به شما نشان دهم . این کار حدود 30 دقیقه زمان می‌برد ، بعد از آن زمان را به سوالات شما اختصاص خواهیم داد. چگونه به نظر می رسد؟

– هدف

می خواهید در پایان جلسه به چه نتیجه ای برسید؟ (به عنوان مثال: “در پایان ساعت، من می‌خواهم تصمیم شما را در مورد اینکه بین دو طرح کدام را انتخاب کنیم” بدانم.

-بدنه

این بخش عمده‌ای از صحبت‌های شما را تشکیل می‌دهد، که در آن اطلاعات خود را با استفاده از نکاتی که قبلاً ذکر کردیم به روشی جذاب به اشتراک می‌گذارید. مطالب این بخش باید مختصر و دقیق باشد. تأیید مشکلات مخاطبان، پیش بینی اعتراضات و ارائه راه حل‌تان، باید در اینجا ذکر شود.

– سوالات

هر مکالمه باید جایی برای درخواست بازخورد و درگیر کردن شنوندگان در مکالمه داشته باشد، حتی اگر فقط 3 تا 5 دقیقه باشد.

در قسمت دوم این مقاله، ما در مورد نحوه ارائه برای رسیدن به نتیجه دلخواهتان صحبت خواهیم کرد، این که چطور افراد را مجبور به اقدام کنید، خواه به یک نفر ارائه دهید یا 100 نفر.
و در آخر، ما در مورد راهکارهای ارائه جذاب ایده‌های شما بحث خواهیم کرد. این که، چگونه مخاطب خود را تحت تأثیر قرار داده و متقاعد کنید که به ایده های شما بله بگوید یا چطور تسلیم نشوید و احساس شکست نکنید، حتی اگر “نه” را بشنوید!

ترجمه و نگارش : ریحانه صبوری، زهرا رستگار