برگزاری جلسات در آینده به چه صورت خواهد بود؟

محل جلسات می‌تواند اولین تجربه شما از یک کسب و کار را شکل دهد.  در دفتر Slaughter and May (شرکت حقوقی) واقع در لندن، آب از دیواره دهلیز به یک استخر کم عمق ساخته شده از سنگ طبیعی سرازیر می‌شود. Salesforce (غول حوزه نرم افزار) در محل تاسیس خود یعنی سان فرانسیسکو، با یک دیوار ویدئویی 32 متری که از آبشارهای آرامش بخش گرفته تا کلیپ‌های بازی Pac-Man را نمایش می‌دهد، از بازدید کنندگان استقبال به عمل می‌آورد.

محل ورود شرکت salesforce در سان فرانسیسکو

از آنجایی که ویروس کرونا باعث تعطیلی دفاتر شرکت‌ها در سراسر جهان شد، اولین تلاش‌های افراد برای گفتگو توسط تماس‌های ویدئویی انجام شد. با ماندن افراد در خانه، جلسات شرکت‌ها (با کارگران، کارمندان، مشتریان و سرمایه گذاران) تقریبا بطور کامل مجازی شد. هر چیزی که باعث تجمع مردم می‌شد، از بررسی عملکرد شرکت‌ها گرفته تا مجمع سهامداران، رودشوها و عرضه‌های اولیه عمومی، همگی به فضای مجازی منتقل شد.(رودشو /Roadshow: گردهمایی که در آن، چشم انداز و روند کاری شرکت به اطلاع عموم مردم می‌رسد.)

از مارس 2020، بورس Nazdaq بیش از 150 رویداد مجازی را برگزار کرده است. بورس اوراق بهادار هنگ کنگ نیز در این مدت 140 رویداد مجازی را پشت سر گذاشته است. مجموع مدت زمانی که افراد در پلتفرم ویدئو کنفرانس Microsoft Teams سپری کرده‌اند، 3 برابر نسبت به قبل افزایش پیدا کرده و به رقم 45 میلیون ساعت در روز رسیده است. Zoom نیز از یک استارتاپ نسبتا موفق به یک فعل شد (مانند Google it، و برای بعضی از افراد به عنوان یک کلمه 4 حرفی به واژگان آن‌ها اضافه شد).

در طول یک سال گذشته پلتفرم های ارتباط ویدیویی داخلی مانند اسکای روم نیز رشد بسیار خوبی داشتند. براساس اطلاعات جمع آوری شده توسط تیم راستا، در بازه زمانی خرداد 99 تا فروردین 1400 آمار بازدید وب سایت این پلتفرم داخلی 10 برابر شد. اما با کاهش محدودیت های اجتماعی و هم چنین رسیدن فصل تعطیلی مراکز آموزشی آمار بازدید وب سایت اسکای روم بیش از 300 درصد کاهش یافت. سوال اصلی این است که در آینده و با بازگشت شرایط به حالت عادی چه اتفاقی برای این کسب و کارها خواهد افتاد؟

در حال حاضر اکثر شرکت‌ها دفاتر خود را بازگشایی کرده و به این فکر می‌کنند که یک ساز و کار ترکیبی (حضوری و مجازی) برای شرکت خود اتخاذ کرده و در رویکرد جلسات خود تجدید نظر کنند. چه خوشتان بیاید و چه نیاید، جلسات گفتگو محور بخش جدایی ناپذیر تجارت مدرن هستند. بنابراین مدیران باید تصمیم بگیرند که کدام بخش از افراد شرکت همچنان می‌توانند دورکار باقی بمانند. نظرسنجی انجام شده توسط Zoom از 7000 نفر در 10 کشور مختلف نشان داد که دو سوم آن‌ها ترجیح می‌دهند که در آینده ترکیبی از جلسات حضوری و مجازی را تجربه کنند. مانند دیگر کارهایی که بخشی بصورت دورکاری قابل انجام هستند و بخشی نه. به عبارت دیگر می‌توان گفت که آینده برگزاری جلسات کمی آشفته بنظر می‌رسد.

رویکرد برگزاری جلسات بصورت کاملا مجازی به جایی نخواهد رسید. سهام شرکت Zoom در 30 آگوست تنها به دلیل اعلام کاهش سرعت رشد این استارتاپ در سه ماهه اخیر، بشدت کاهش یافت. Lumi، سرویسی که به سازماندهی جلسات سهامداران کمک می‌کند، می‌گوید که 90% گردهمایی‌های امسال از راه دور خواهد بود، در حالی که این میزان در سال 2019 تنها 11% بوده است. OpenExchange، شرکتی که برگزاری رویدادهای مجازی و ترکیبی را برای شرکت‌ها و سرمایه گذاران فراهم می‌کند، انتظار دارد که 200,000 مورد از آن‌ها را در سال 2021 برگزار کند، در حالی که این رقم در سال 2019 تنها 4,000 عدد بود.

شیوع گسترده سویه دلتای ویروس کرونا که شرکت‌ها را مجبور می‌کند تا بازگشت کامل خود را به اتاق جلسات همچنان به تعویق بیاندازند، یکی از دلایل ظهور این اعداد و ارقام است. اما دلایل دیگری نیز وجود دارد: جلسات مجازی به افراد بیشتری اجازه می‌دهد تا بدون طی کردن مسافت‌های طولانی بتوانند در جلسات شرکت کنند. همچنین گردهمایی‌های آنلاین می‌توانند انعطاف پذیری بیشتری داشته باشند. بر اساس تحقیقات Doodle، یک سرویس برنامه ریزی، در طول پاندمی کرونا، کارکنان انگلیسی جلسات خود را در زمان‌هایی برنامه ریزی می‌کردند که در حالت عادی در محل کار خود حضور می‌یافتند.

همچنین جلسات ویدئو کنفرانس نیز برای بسیاری از اهداف مناسب است. Deloitte، یک شرکت مشاوره، از 1000 مدیر اجرایی در آمریکا که در معاملات سهام، ادغام سهام و مالکیت آن‌ها مشارکت داشتند، نظرسنجی کرد. 87% از پاسخ دهنده‌ها اذعان داشتند که شرکت‌های آن‌ها قادر به انجام معاملات در یک محیط کاملا مجازی بودند. بیش از نیمی از آن‌ها نیز ترجیح می‌دهند که این وضعیت را پس از اتمام پاندمی کرونا نیز ادامه دهند.

اما گردهمایی‌های مجازی، معایبی نیز دارد. به عنوان مثال، تعداد جلسات بیشتری را می‌توان در طول روز برگزار کرد که منجر به Zoom زدگی می‌شود! (عبارت دیگری که رایج شده است). همچنین کمتر احتمال دارد که این جلسات به موقع به پایان برسند. یک مطالعه توسط مایکروسافت نشان می‌دهد که میانگین طول جلسات در پلتفرم Microsoft Teams، در مقایسه با سال گذشته، 35 تا 45 دقیقه بیشتر به طول می‌انجامد (احتمالا به این دلیل که فعالیت فیزیکی مانند بلند شدن افراد برای خروج از جلسه یا ورود گروه بعدی به اتاق کنفرانس در جلسات مجازی وجود ندارد).

جلسات ترکیبی به این صورت است که بعضی از افراد به صورت حضوری و برخی دیگر به صورت تلفنی در مواقع مورد نیاز در جلسه شرکت می‌کنند. اکثر سازمان‌ها در زمینه فناوری صوتی-تصویری سرمایه گذاری کافی انجام نداده‌اند تا از اینکه افراد پشت خط، به خوبی دیده و شنیده ‌شوند و انگار در جلسه حضور دارند، مطمئن شوند. در اکثر جلسات قبل از پاندمی کرونا، این ملاحضات مطرح نبود. علاوه بر این، نور ضعیف و میکروفون‌های نامناسب از دیگر مشکلات رایج این نوع جلسات هستند.

چنین عیوب فنی را می‌توان با تکنولوژی بهتر و طراحی هوشمندتر فضای دفتر کار برطرف کرد. شرکت‌ها در حال آزمایش نمایشگرهای بزرگتر و با کیفیت‌تر، دوربین‌های دارای ردیاب صدا که صدای گوینده را دنبال کرده و ابزارهایی که نویز پس زمینه را محدود می‌کنند، هستند. نرم افزارهایی که جلسات را ظبط کرده یا به متن تبدیل می‌کنند، در حال تبدیل شدن به یک استاندارد هستند تا بلکه از فشار بر روی کارکنان برای حضور در جلسات مختلف بکاهند. غول‌های Silicon Valley مانند مایکروسافت و فیس بوک می‌خواهند از این نیز فراتر عمل کنند. از این رو در حال توسعه واقعیت افزوده “metaverse” هستند. به کمک این فناوری، کاربران در هر جایی که هستند می‌توانند در لحظه با یکدیگر ارتباط بگیرند.

البته همه با این شیوه موافق نیستند. برخی از شرکت‌ها با فرهنگ مجازی مخالفت می‌کنند. بسیار از شرکت‌های مطرح وال استریت موضع سختگیرانه‌ای در برابر دورکاری از جمله جلسات از راه دور اتخاذ کرده‌اند. کمپانی JPMorgan Chase زودتر از شرکت‌های دیگر، کارمندان خود را به دفاتر بازگرداند. اکنون این شرکت مُصر است که مانند گذشته کارمندان خود را برای ملاقات حضوری با مشتریان به شهرهای دیگر اعزام کند. رئیس این شرکت، Jamie Dimon، ناوگان جت‌های خصوصی این شرکت را در اختیار مدیران عامل قرار داده است. در این تابستان، یک مسابقه غیررسمی در این شرکت برگزار شد و طبق آن، کارمندان برای ملاقات حضوری با مشتریان امتیاز دریافت می‌کردند. طبق گزارشات دریافت شده از این شرکت، پاداش این مسابقه، صرف یک وعده غذایی با مدیر ارشد JPMorgan بود. دلیل اصرار آقای Dimon ممکن است، این موضوع باشد: 7 نفر از هر 10 شرکت کننده در نظرسنجی Zoom معتقد بودند که ملاقات فیزیکی با مشتریان مهم است.

بسیاری از شرکت‌ها از ترس از دست دادن ایده‌های خوبی که در جلسات هم‌افزایی به دست می‌آید، در حال تغییر فضای دفاتر خود هستند تا هنگام برگشت کارکنان به محل کار، اتفاق خوبی را برای آن‌ها رقم بزنند. در یک نظرسنجی از 400 شرکت بین المللی که توسط Knight Frank، شرکت مشاور املاک، انجام شد، نشان داد که بیش از نیمی از این شرکت‌ها انتظار دارند که سهم فضای مشارکتی در پروژه‌های آن‌ها در سه سال آینده افزایش خواهد یافت. نوکیا، شرکت فنلاندی سازنده تجهیزات مخابراتی، می‌گوید که از سال بعد، حدود 70% فضای دفاتر آن‌ها به کار تیمی و مشارکت اختصاص می‌یابد. Dropbox، شرکت ارائه دهنده فضای ابری، دفتر مرکزی خود را در سان فرانسیسکو فروخته است. دفاتر جدید آن‌ها که به عنوان استودیو شناخته می‌شوند، دارای اتاق‌های کنفرانس بزرگ‌تر با طراحی تطبیق پذیر هستند.

و در حالی که اکثریت مردم، کار ترکیبی (حضوری و مجازی) را در نظرسنجی‌ها ترجیح می‌دهند، بر سر اینکه این موضوع بطور خاص برای جلسات به چه شکل خواهد بود، اختلاف نظر دارند. در مورد گردهمایی‌های بزرگ، واضح است که ساز و کار مجازی ترجیح بیشتر افراد است. همانطور که 61% از پاسخ دهندگان نظرسنجی Zoom از آن استقبال کرده‌اند و 39% از آن‌ها اتاق جلسات حضوری را انتخاب کردند. این ترجیحات با توجه به جنسیت نیز متفاوت است، حدود 44% از مردان ترجیح می‌دادند به صورت حضوری در جلسات گروهی شرکت کنند، در حالی که این رقم در زنان به 33% تقلیل یافته است (که مطالعات نشان می‌دهد کمتر تمایل دارند در جلسات صحبت کنند و احتمالا حرف آن‌ها توسط مردان قطع می‌شود). در مورد جلسات تیمی کوچکتر، تعداد کارکنان متمایل به جلسات حضوری و جلسات مجازی برابر است. و فرهنگ کار در برخی از کشورها نیز با مجازی سازی مخالف است: 41% از کارکنان فرانسوی اصرار داشتند که تنها در جلسات حضوری شرکت خواهند کرد (نمودار را ببینید).

برخی از تصمیمات به اندازه کافی قاطع خواهند بود. جلساتی که در آن‌ها تماس‌های مهم برقرار شده یا مشتریان جدید معرفی می‌شوند، به احتمال زیاد به صورت حضوری برگزار خواهند شد. وقتی صحبت از گفتگوهای با درجه اهمیت کمتر می‌شود، مسئله پیچیده‌تر می‌شود. اما یک موضوع قطعی است، برنامه ریزی بسیاری از جلسات برای مدیران و حضور یافتن برای زیر دستان آن‌ها دشوار و اذیت کننده خواهد بود.

نظر شما در این باره چیست؟ ترجیح می‌دهید جلسات خود را به صورت مجازی برگزاری کنید یا حضوری؟

مترجم: معین رفیعی مهر

منبع: Economist